そのイベントがある場所に関しては全くわからないですが、ユトレヒトでホテルを取って夜遅くに到着した経験はあるので、主にその点に関してコメントします。
交通の便に関しては、ユトレヒトは割と大きな街なので、電車もバスもそこそこ走っていると思います。

今年の2月ですが、飛行機の関係でロンドンから20時半ごろにスキポール空港に到着した日本人の知人家族をお迎えして、一緒にユトレヒトまで行って宿泊したことがあります。ユトレヒトに着いたのは22時過ぎです。
空港と電車駅は中で直結しているので、空港から出ずにそのまま電車に乗ることができます。ユトレヒトまでは快速1本で行けるので、空港→ユトレヒトは夜遅くでもほぼ危険はないと思います(といっても海外なので最低限警戒することは必要ですが)。

ホテルに関しては、知人家族もアムステルダムはホテルが高いからとユトレヒトのホテルを取ったようです。場所は駅の真ん前で、歩いてすぐの場所でしたし、特に危ない感じはしなかったです。ちなみに、Inntel Hotels Utrecht Centreというホテルです。
私は一人で別のホテルを取ったのですが、駅から歩いて5分程度の街中のホテルでしたので、夜道で女一人(しかもあからさまに日本人女子といった格好)でも道中そこまで危ない感じはしなかったです。ちなみにLeonardo Hotel Utrecht City Centerというホテルで、ユトレヒトで有名なミッフィー信号機の真ん前のホテルです。

言語に関しては、オランダ人はほぼ蘭英のバイリンガルなので、英語さえできれば言語で困ることはまずありません。

海外経験がおありとのことなので、すでにお分かりのこととは思いますが、特に夜間は不慣れ感を出さずに堂々と颯爽と目的地だけ目指していくのが大事かと思います。
オランダは移民が多い国なので、よそ者がすこぶる目立つといった感じでもないと思いますし、そこまで治安が悪いといったこともない気がします。あからさまな隙さえ与えなければさほど心配することもないかと。
手芸のイベントということなので、日中はおしゃれな格好とかでお出かけになられると思いますが、到着が夜遅くなので、ホテルに着くまではちょっとモサイ恰好の方がより安全かもです。私は日ごろあからさまに日本人女子的な格好で出歩いていますが、服装が珍しいらしくよく声をかけられるので、減らせるリスクは減らしたほうがよいと思います。

これで不安が軽減されるかはわからないですが、私が思いつくことといえばこんなところです。
良い旅行になるといいですね。

アイントホーフェンまでは快速電車で1駅のティルブルフ(Tilburg)に住んでいる大学院生です。
8月末に日本に帰国するのですが、8/29まではティルブルフにおりますので、その期間中の内覧であれば行けるかもしれません。
ちょうどアイントホーフェンにresidence permitのカードを返しに行く用事もあるので、日程が合うようでしたらお引き受けすることも可能かと思います。
すでに他の方もおっしゃられていますが、こちらでの一般的な家探しは大変困難を極めますので、1回で決まることはないと思っておいた方がよいです。もしご依頼いただいて、数回アイントホーフェンに行く必要があるということであれば、その分の往復交通費だけ頂戴したく思います(1往復につき€10,20)。

ティルブルフでよければ、私が今住んでいる部屋の募集(9/1~入居)がお世話になっている不動産屋さんから出ていて、内覧の予定も内々には決まっているので、ご紹介することも可能です(最終的には大家さんが決めることなので、必ず決まるというわけではないですが)。
もし運よく決まったなら、家具一式をお安くお譲りして出ていくこともできるので、ご検討ください。内覧の際には私も立ち会いますので、お口添えはします。

ティルブルフ在住です。
私は仲介サイトに広告を出していた地元密着の不動産屋さんに部屋を借りました(オランダに来て3日目で勝ち取りました！)。
仲介サイトから「物件に興味があります」とコンタクトを取ったところ、素早く返信がきて、不動産屋さん独自のウェブサイト(オランダ語のみ)に登録するよう言われました。
対応がなかなか丁寧で信用できそうな感じだったので、それ以来その不動産屋さんのウェブサイトに掲載されている物件を集中的に攻めました。内見への招待も割とたくさんもらえたと思います。

この不動産屋さんの場合、提出を求められたのは収入証明、パスポート等身分証のコピー、大家さんへのショートレターでした。
内見に行ったときに、「大家さんと話したい」と不動産屋さんに言ってみたのですが、大家さんは都合で今日は同席できないという話で、書類だけで審査されると言っていました(本当かどうかは不明)。
収入証明や身分証はもうどうしようもないので、ショートレターをめちゃくちゃ工夫しました。申込時に1通書いて、内見に行ってから追加でもう1通書きました。
当選通知には、レターに書いた「毎月の家賃に65ユーロ上乗せして払える」という部分に大家さんが注目してくれたと書かれていて、1か月分を礼金として払ってくれれば家賃はあらかじめ提示していた額でいいということになりました。

私の場合はこんな感じでした。とにかく借りたい意思をガンガン示していくのがやはりよいみたいです。
あと、この人は身元が確かで、ちゃんと滞りなく家賃を払ってくれると思わせることも大事だと思います。

がんばってください！